OVER DEZE VACATURE

Als directie secretaresse ben je niet alleen belast met secretariële taken, maar ook ben je betrokken met de ondersteuning van sales gerelateerde zaken. Het uitvoeren van deze taken vraagt een goed inzicht in de bedrijfsprocessen en de in- en externe commerciële belangen van de organisatie. Je ondersteunt de directeur Sales & Operations en legt aan hem verantwoording af.

Taken:

• Secretariële taken zoals post, telefoon, e-mail;
• Afspraken beheren en bewaken van de directeur;
• Notuleren vergaderingen, incl. bewaking, opvolging en voorbereiding;
• Je levert wekelijks diverse rapportages op;
• Je analyseert de sales data en haalt hier de juiste informatie uit voor het management;
• Je doet de eerste voorzet voor powerpoint presentaties (sales);
• Je organiseert teammeetings, en houd de agenda accuraat bij van de directie/teamleden;
• Je zorgt voor een goed timemanagement qua planning en organisatie m.b.t. de agenda van de directeur;
• Communiceren naar externe partijen;
• Je regelt zakelijke reizen (incl. hotel etc);
• Zorgdragen voor een snelle en correcte communicatie tussen directie- en de organisatie;
• Ondersteunen directieleden door opstelling analyses, rapportages en presentaties;
• Ontzorgen van de directeur in het dagelijks functioneren.

Functie-eisen:

• Je hebt een afgeronde hbo opleiding en minimaal 7-10 jaar werkervaring;
• Je hebt ervaring in ondersteunende functies, o.a. op directieniveau van een internationale organisatie;
• Goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal (Duits en/of Frans grote pre);
• Je bent sterk in prioriteren en het aanbrengen van structuur;
• Je bent accuraat en hebt een pragmatische insteek;
• Goede beheersing van MS-Office;
• Je komt goed tot je recht in een soms hectische, veeleisende omgeving en kunt goed je eigen energie sturen;
• Je kunt zeer discreet omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je bent tevens een energiek persoon, enthousiast en een harde werker.

Wat bieden wij?
Wij bieden een leuke, afwisselende functie met uitstekende primaire en secundaire voorwaarden.  Je gaat werken bij een professionele internationale organisatie in de met enthousiaste collega’s. Een informele cultuur met volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.